有什么方法可以避免电子发票重复入账和重复报销

来源：会计教练发布时间：2021-09-01

现在电子发票的使用越来越多了，因为电子发票和纸质发票的用途是一样的，但是很方便，电子发票可以进行重复打印，这当然是不好的，会计教练小编为大家总结了有什么方法可以避免电子发票重复入账和重复报销的问题，大家一起来看一下吧!

现在电子发票的使用越来越多了，因为电子发票和纸质发票的用途是一样的，但是很方便，电子发票可以进行重复打印，这当然是不好的，会计教练小编为大家总结了有什么方法可以避免电子发票重复入账和重复报销的问题，大家一起来看一下吧!

电子发票和纸质发票基本用途和使用规定几乎都一样，因为方便所以使用也越来越普遍，企业以后会接收更多的电子发票。

但是电子发票也存在一些使用的缺点，因为电子发票可以重复打印，甚至还可以PS篡改金额等信息，这使得在电子发票入账的时候既要先查验发票的真伪，又要防止同一张发票打印多次重复入账的问题。

第一种方法：采用表格人工登记

1、使用Excel表格登记，每收到一张电子发票，录入发票号码和发票代码以及发票金额等核心数据。

表格里可以设置重复录入相同发票号码高亮显示，这样能对重复发票信息进行提醒。

2、制度比较完善的，财务专门还注册一个邮箱来收取发票，员工在申请开票时，留下财务部的专设邮箱，统一收取发票打印。

还有公司甚至买二维码扫码枪帮助录入到表格，也比较方便登记。

3、但是人工登记的缺点是：效率低而且工作繁琐，浪费财务人员大量的时间，发票量大的工作量非常大，而且容易出错。

第二种方法：电子发票管理软件

1、很多公司有OA财务报销系统，或者专门单独买个saas的发票管理服务。

这些系统可以批量收集发票处理相关报销事项，市面上的这类系统还不在少数。

2、这些企业财务软件也有所差异，有些还要单独下载安装才能使用，而且多为PC端的软件，还要连接扫描软件才能把发票信息收集到系统里，只是电子化了流程，并没有提高财务人员入账的效率。

3、这种方法的缺点是：整个公司的报销制度和流程可能得围绕这个系统来转，这样会增加管理成本可能还招致员工的诸多抱怨等、另外也没有提高多少办事效率。单独开发系统或者购买系统也需要成本。

第三种方法：手机快捷入账工具

1、发票入账无非是要解决发票真伪、入账效率和查重效率几个关键环节，手机快速入账工具就是高效且低成本的解决方案。

手机快捷入账工具有两种入账方式：手机单独扫码入账和批量导入电子发票入账。前者适用于少量的情况，后者适用发票多的情况。

批量上传电子发票入账，不用一张一张的扫描录入。

2、手机单独扫码入账。首先打开电子发票快捷入账工具，对准电子发票页面二维码扫码。

3、扫码之后可以看到发票的基本信息，确定该票是否真实有效，金额没有被篡改，若该发票要入账的话，点击确定入账选择入账日期，即可把该发票入账，这样这张发票就被使用已入账了。

4、已经入账成功了，这张电子发票就会显示“已入账”标识。

5、当再次扫描已经入账的电子发票是，系统就会自动提示该电子发票已经入账，有效的避免了电子发票又被拿去做账，防止二次入账。

6、批量导入电子发票入账。当公司需要入账的发票比较多的时候，可以统一批量上传导入到发票系统，只要是入过账的电子发票，以后再扫描就会提示“已入账”标识，提醒财务人员不要重复使用。

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